Unternehmens Ethik

Liebe Kolleginnen und Kollegen, Naumann Distribution GmbH pflegt eine Firmenkultur, die an Wirtschaftsethik, Integrität, Recht und Gesetz ausgerichtet ist.

Unsere Reputation bei Kunden, Lieferanten, Dienstleistern und Wettbewerbern ist die Grundlage für unseren gemeinsamen und nachhaltigen Erfolg. Jeden Tag müssen wir dabei aufs Neue prüfen und entscheiden, ob unser Verhalten richtig ist oder nicht. In einer globalen Welt, die durch immer komplexere rechtliche Bestimmungen geprägt ist, wird informiertes und verantwortungsbewusstes geschäftsbezogenes Handeln zunehmend anspruchsvoller. Wir arbeiten bei der Naumann Distribution GmbH als Team, in modernen und agilen Strukturen verantwortungsvoll zusammen. Das fordert von uns allen ein hohes Engagement und persönliche Integrität. Wir alle stehen mit unseren Handlungen in der internen und externen Wahrnehmung und müssen uns dessen jederzeit bewusst sein.

Es ist unser zentrales Anliegen, dass alle Mitarbeiter bei Naumann Distribution GmbH die nationalen und jeweiligen Gesetze der Länder, in denen sie tätig sind, befolgen. 

Ein ethisch korrektes Verhalten und die Beachtung der Rechtsvorschriften, die für unser Unternehmen und für die Tätigkeit in und im Zusammenhang mit unserem Unternehmen gelten, müssen zu jeder Zeit eingehalten werden.

Unser Code of Conduct ist in seinen Leitlinien für alle Mitarbeiter ungeachtet ihrer Position und allen die mit Naumann Distribution GmbH zusammenarbeiten, verbindlich einzuhalten. 

Verstöße gegen die Regelungen unseres Code of Conduct und/ oder gegen Gesetze bzw. gegen andere rechtliche Vorschriften sind Pflichtwidrigkeiten. Diese können gravierende wirtschaftliche Schäden verursachen und das Ansehen der Naumann Distribution GmbH auf lange Sicht schädigen. Alle Mitarbeiter sollen darauf achten, dass solche Regelverstöße nicht vorkommen und können im Zweifel, gemäß dem nachfolgendem Meldeweg, Kontakt aufnehmen. 

Die Geschäftsführung

Bernd Naumann    Michael Karrasch

Geltung, Einhaltung und Umsetzung des Code of Conduct 

Hinweisgebersystem 

Naumann Distribution GmbH nimmt als Unternehmen Meldungen und Hinweise auf mögliche Verstöße sehr ernst und geht diesen zwecks Aufklärung nach. Mitarbeiter und andere Hinweisgeber (z.B. Auftragnehmer, Kunden oder Lieferanten) werden hiermit dazu ermutigt, Verstöße oder einen Verdacht auf mögliche Verstöße, gegen geltende gesetzliche Bestimmungen, interne Richtlinien oder Regelungen über das dafür vorgesehene Hinweisgeberverfahren mitzuteilen. Damit solche Vorgänge geklärt werden können - im Sinne der Hinweisgeber, aller potenziell betroffener Personen und des Unternehmens selbst.

• Dieses Verfahren soll Hinweisgebern eine sichere und geschützte Möglichkeit bieten, ethische Bedenken und Verstöße gegen Gesetze und interne Richtlinien oder Regelungen mit dem Unternehmen zu melden.
• Meldungen können per E-Mail, Telefon oder persönlich, auf Wunsch selbstverständlich auch anonym, vorgenommen werden.
• Schutz vor Nachteilen: Mitarbeiter, die gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz nach bestem Wissen melden, sind vor (arbeits-)rechtlichen oder beruflichen Benachteiligungen sicher.
• Geheimhaltung: Die Identität des Hinweisgebers wird vertraulich behandelt. Hiervon ausgenommen ist, wenn die Naumann Distribution GmbH ausdrücklich gesetzlich oder von den zuständigen Behörden dazu verpflichtet ist. In einem solchen Fall erfahren ausschließlich der Personen, die die Meldung untersuchen, die Identität der meldenden Person. 

Dem Hinweisgeber entsteht durch die Nutzung des Hinweisgeberverfahrens keinerlei Nachteil, soweit und solange er nicht selbst gegen gesetzliche Vorschriften verstößt. Meldungen im Rahmen unseres Hinweisgebersystems sollten nach bestem Wissen abgegeben werden, gleich, ob anonym oder namentlich. 

Sofern Mitarbeiter eine Meldung machen, welche nicht durch die anschließende Untersuchung substantiiert wird, ergreift Naumann Distribution GmbH keine Disziplinarmaßnahmen oder sonstigen Maßnahmen gegen diese, soweit sie nicht vorsätzlich oder böswillig unrichtige Meldungen getätigt hat. 

Unsere Meldewege:

An die Mail Adressen der Geschäftsleitung B.Naumann@Naumann-distribution.com oder M.Karrasch@Naumann-Distribution.com. Per Brief an die Geschäftsleitung. 

Sobald eine Meldung eingegangen ist, wird eine entsprechende Bestätigung übermittelt. Daraufhin überprüft das Compliance Team die Meldung. Es ist möglich, das Rückfragen gestellt werden, weil ergänzende Informationen benötigt werden. 

Aus diesem Grund sollte der Hinweisgeber sein gewähltes Kommunikationsmittel im Auge behalten. Im Falle einer anonymen Meldung sollten alle notwendigen Informationen zur Verfügung gestellt werden damit eine Überprüfung vorgenommen werden kann. 

Verstöße und Sanktionen 

Unter keinen Umständen werden Verstöße gegen geltendes Recht, oder den Code of Conduct von Mitarbeitern, unabhängig von deren Position oder durch Geschäftspartner unseres Unternehmens geduldet. Verstöße gegen geltende gesetzliche Vorschriften und die Regelungen dieses Code of Conduct können entsprechend disziplinarische Maßnahmen bis hin zur Kündigung des Anstellungsverhältnisses zur Folge haben. 

Umgang mit Kollegen

Keine Toleranz gegenüber Diskriminierungen: 

Naumann Distribution GmbH duldet keinerlei Diskriminierung aufgrund von Rasse, Geschlecht, Alter, Nationalität, ethnischer Zugehörigkeit, Hautfarbe, politischer Meinung, sexueller Orientierung, religiöser Überzeugung, sozialer Herkunft, körperlicher Konstitution oder sonstiger persönlicher Eigenschaften. Dies gilt insbesondere für den Umgang mit Mitarbeiter und Geschäftspartner sowie bei der Einstellung, Beförderung oder Entlassung von Mitarbeiter. 

Keine Toleranz gegenüber Belästigungen:

Naumann Distribution GmbH duldet keinerlei Art von persönlicher Belästigung – dazu gehören insbesondere Mobbing, unerwünschte sexuelle Annäherungen, unerwünschter Körperkontakt, unsittliche Angebote oder ein durch beleidigende Witze, Bemerkungen und Erniedrigungen beeinträchtigtes Arbeitsumfeld. Unsere Mitarbeiter begegnen einander und unseren Lieferanten, Dienstleistern und Kunden stets mit Respekt. 

Verhalten gegenüber Geschäftspartnern

Die Vermeidung von Interessenkonflikten: 

Interessenkonflikte können entstehen, wenn eigene private Interessen, Arbeitspflichten oder die Interessen von Naumann Distribution GmbH beeinträchtigen oder zu beeinträchtigen scheinen. Alle Mitarbeiter verhalten sich in ihrem Arbeitsumfeld fair und vermeiden jeden Konflikt zwischen privaten und den geschäftlichen Interessen von Naumann Distribution GmbH oder den Interessen unserer Kunden. 

Wir bitten darum immer darauf zu achten, dass die eigene Position und oder die eigenen Handlungsmöglichkeiten bei Naumann Distribution GmbH nie zu einem persönlichen Vorteil ausgenutzt oder eingesetzt werden. Um mögliche Interessenkonflikte von Anfang an zu vermeiden, dürfen insbesondere nachfolgende Beauftragungen, nachfolgende Tätigkeiten nur dann wahrgenommen werden, wenn sie vorher durch die Geschäftsführung oder deren Vertreter schriftlich oder in Textform genehmigt wurden:

• Beauftragungen an nahestehende Personen (z.B. Lebensgefährten, Ehegatten, Verwandte, Freunde), bzw. an deren Unternehmen.
• Beauftragungen von Unternehmen, in denen nahestehende Personen arbeiten.
• Nebentätigkeiten für Wettbewerbsunternehmen.
• Nebentätigkeiten für Geschäftspartner oder nahestehende Personen.

Null Toleranz gegenüber aktiver und passiver Korruption: 

Naumann Distribution GmbH hält höchste Ansprüche an die Vermeidung und Bekämpfung jeglicher Art, und hält sich vorbehaltslos an die jeweils geltenden Antikorruptionsgesetze. 

Unsere Mitarbeiter werden Ansprechpartnern und Entscheidungsträgern bei unseren Geschäftspartnern oder deren Angehörigen, niemals Vorteile anbieten, versprechen oder gewähren, um dort ein für Naumann Distribution GmbH günstiges Verhalten oder eine für Naumann Distribution GmbH günstige Geschäftsentscheidung zu beeinflussen. In gleicher Weise werden unsere Mitarbeiter sich oder Dritten niemals solche persönlichen Vorteile anbieten, versprechen oder gewähren, wenn dadurch der Eindruck erweckt werden kann oder sogar erweckt wird, dass unsere Mitarbeiter in geschäftlich relevanten Entscheidungen bei und für Naumann Distribution GmbH beeinflussbar sind oder beeinflusst werden. Wir sind nicht käuflich und werden auch gemeinsam jedem anderen Eindruck immer aktiv entgegentreten.

Alle Geschäftsvorfälle müssen vollständig und einwandfrei in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen dokumentiert werden. 

Der Umgang mit Geschenken, Einladungen und Entertainment: 

Naumann Distribution GmbH beschafft und vertreibt Waren und Dienstleistungen auf Basis von hoher Produkt- und Dienstleistungsqualität, insbesondere auch im Kundensupport. Es darf nicht der Eindruck entstehen, dass unsere Entscheidungen bezüglich der Beschaffung und Bereitstellung von Waren und Dienstleistungen getroffen wurden, weil wir oder einzelne Mitarbeiter Geschenke, Vergünstigungen, Bewirtungen oder sonstige Zuwendungen geleistet oder erhalten haben oder uns haben versprechen lassen, deren Zweck oder Ergebnis eine unlautere bevorzugte Behandlung war oder sein sollte.

Spenden/ Sponsoring: 

Über Spenden oder über Sponsoring entscheidet ausschließlich die Geschäftsleitung. Bei möglichen an unsere Mitarbeiter persönlich herangetragenen Spenden- oder Sponsoring-Anfragen, weisen diese darauf hin, dass sie darüber bei Naumann Distribution GmbH keine Entscheidung treffen dürfen. 

Geldwäscheprävention: 

Naumann Distribution GmbH hat zur Verhinderung von Geldwäsche und der Finanzierung des internationalen Terrorismus risikoangemessene Vorsichtsmaßnahmen in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen und Vorgaben der Aufsichtsbehörden eingerichtet. Bei Geldwäsche handelt es sich um einen Vorgang, bei dem Geldmittel aus unrechtmäßigen Quellen in rechtmäßige Finanzkanäle eingeschleust oder rechtmäßige Geldmittel für unrechtmäßige Zwecke abgezweigt werden.

Um zu verhindern, dass Naumann Distribution GmbH ungewollt in Geldwäscheaktivitäten verwickelt wird, sind die gesetzlichen Regelungen und insbesondere das Prinzip der eindeutigen Geschäftspartner Identifikation zu befolgen. Hiernach ist die Identität des jeweiligen Kunden oder Geschäftspartners immer zwingend festzustellen. Verbleibt auch nur der Anschein einer Rechtswidrigkeit, ist das Geschäft abzulehnen. 

Kartellrichtlinien und Wettbewerbsrecht: 

Die Kartellgesetze und das Wettbewerbsrecht dienen dazu, einen fairen und offenen Markt dadurch zu fördern, dass bestimmte Vereinbarungen und das Teilen von Informationen mit Wettbewerbern verboten werden. Verbotene Vereinbarungen sind beispielsweise die Preisfestsetzung oder die Angebotsabsprache, Gebiets- oder Kundenaufteilungen, der Boykott von Kunden oder Lieferanten sowie Koppelungsvereinbarungen. Naumann Distribution GmbH beteiligt sich nicht an illegalen wettbewerbsbeschränkenden Vereinbarungen und Verhaltensweisen, insbesondere Absprachen über Preise, Konditionen und Marktaufteilung mit Wettbewerbern. Bevor Mitarbeiter von Standardverträgen oder etwaigen in den Kooperationsverträgen vorgesehenen Verfahren abweichen, klären sie mit der Geschäftsführung ab, dass hiermit keine unzulässigen wettbewerbsrechtlichen Auswirkungen verbunden sind. 

Bei Kontakten zu Wettbewerbern und Geschäftspartnern sprechen Mitarbeiter, ohne vorherige Abklärung mit der Geschäftsführung, niemals über interne Angelegenheiten bei Naumann Distribution GmbH, wie z.B. über Preise und Verkaufs- oder Finanzierungsbedingungen, Kosten, Marktübersichten, organisatorische Abläufe oder andere vertrauliche Informationen, aus denen Wettbewerber oder Geschäftspartner Wettbewerbsvorteile ziehen könnten.

Verhalten im und gegenüber dem Unternehmen

Einhaltung des Datenschutzes: 

Naumann Distribution GmbH erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten nur, sofern sie für festgelegte, eindeutige und rechtmäßige Zwecke erforderlich sind. 

Naumann Distribution GmbH schützt die im Zusammenhang mit der unternehmerischen Tätigkeit anvertrauten und verarbeiteten personenbezogenen Daten ihrer Mitarbeiter und Geschäftspartner sowie die Privatsphäre des Einzelnen durch einen sorgfältigen und verantwortungsbewussten Umgang und durch die gebotenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegen unbefugte Verwendung. Alle Mitarbeiter sind im Rahmen ihrer Aufgaben bei Naumann Distribution GmbH dazu verpflichtet und dafür verantwortlich, solche personenbezogenen Daten in allen Geschäftsprozessen entsprechend vertraulich zu behandeln und verantwortungsvoll zu handhaben. Personenbezogene Daten dürfen nur unter den Voraussetzungen der geltenden Datenschutzbestimmungen zu den vorgesehenen Zwecken und durch die jeweils berechtigten Personen verarbeitet werden. 

Geheimhaltungs- und Vertraulichkeitspflichten: 

Alle Mitarbeiter von Naumann Distribution GmbH sind dazu verpflichtet, über unternehmensinterne Vorgänge und Daten, über Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse und über alle weiteren Angelegenheiten, die seitens der Geschäftsführung als vertraulich oder geheimhaltungsbedürftig eingestuft wurden, Stillschweigen zu bewahren. Geschäftsdokumente sind vor der Möglichkeit zur Einsichtnahme intern wie extern unbefugter Personen zu schützen.

Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz: 

Im Interesse der Gesundheit und Sicherheit aller Beschäftigten und Kunden halten alle Mitarbeiter von Naumann Distribution GmbH alle geltenden Gesetze, Vorschriften und Standards zur Arbeitssicherheit ein. Sie machen sich immer wieder die im Verantwortungs- und Arbeitsbereich geltenden Regeln bewusst. Routine führt oft dazu, dass Vorgaben, die zum Schutz der Mitarbeiter dienen, unbeachtet bleiben. Erkannte mögliche Gefahrenquellen sollen umgehend nach erkennen über den bekannten Meldeweg weitergegeben werden. Wir werden diese prüfen und wo immer nötig sofort beheben. 

Unternehmenseigentum: 

Naumann Distribution GmbH trägt dafür Sorge, dass die Mitarbeiter, das Eigentum des Unternehmens, sowie das von Kunden und Geschäftspartnern anvertraute Eigentum vor Verlust, Diebstahl oder Missbrauch zu schützen. Die IT-Einrichtungen und -Systeme von Naumann Distribution GmbH (E-Mail, Internet und sonstige Kommunikationsanlagen) werden nur für rechtmäßige betriebliche Zwecke genutzt. Die private Nutzung ist ausgeschlossen. Beachten Sie, dass auch E-Mails Geschäftsunterlagen sind, die aufbewahrt werden müssen und als Beweismittel vor Gericht verwertet oder auf sonstige Weise öffentlich bekannt gemacht werden können. Naumann Distribution GmbH kann, soweit dies gesetzlich zulässig und falls dies aus Sicherheits- oder aus betrieblichen Gründen geboten ist, auf die E-Mails und Internetaktivitäten der Mitarbeiter zugreifen. Die IT von Naumann Distribution GmbH soll deshalb regelkonform und verantwortungsvoll durch die Mitarbeiter genutzt werden. Die Nutzung der IT-Einrichtungen und -Systeme für den privaten Gebrauch ist allen Mitarbeiter sowohl im Betrieb als auch im Homeoffice und bei mobiler Arbeit untersagt.

Steuerrechtliche Compliance: 

Da Naumann Distribution GmbH in einer Vielzahl von Ländern geschäftlich tätig ist, unterliegen wir der Aufsicht unterschiedlicher Steuerbehörden. Die Befolgung und Einhaltung sämtlicher steuerrechtlich vorgeschriebener Verfahren und steuerrechtlicher Gesetze und Vorschriften sind von zentraler Bedeutung für Naumann Distribution GmbH.

Außenwirtschaft und Exportkontrolle / Handelskontrollen

Außenwirtschaft: 

Mitarbeiter, die für Naumann Distribution GmbH tätig sind, sind jederzeit zur Einhaltung der national und der international geltenden Gesetze und Vorschriften verpflichtet. Naumann Distribution GmbH stellt an alle Lieferanten, Kunden und Dienstleister dieselben Anforderungen für integres und gesetzeskonformes Verhalten. 

Exportkontrolle/ Handelskontrollen: 

Naumann Distribution GmbH vertreibt Waren und Dienstleistungen in eine Vielzahl von Ländern und beachtet hierbei stets die für die Exportkontrolle einschlägigen Rechtsnormen des nationalen und internationalen Rechts. Sämtliche Mitarbeiter bei Naumann Distribution GmbH sind dazu verpflichtet, im Rahmen und im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit für Naumann Distribution GmbH alle geltenden Vorschriften zur Import- und Exportkontrolle, alle Zollbestimmungen sowie Handelskontrollen und etwaigen Embargos einzuhalten. 

U.S. Außenhandel: 

Produkte von U.S. Unternehmen, wie Software und Dienstleistungen unterliegen zusätzlich zu den landesspezifischen Handelsanforderungen, den U.S. Exportkontrollen. Sie dürfen nicht an sanktionierte oder ausgeschlossene Personen oder Länder geliefert werden, solange keine Freigabe der U.S. Regierung vorliegt. 

Es ist untersagt mit Unternehmen oder Personen zu kooperieren, die gegen gültige Embargos, Boykotte oder andere Vorgaben der USA oder anderen Ländern verstoßen.